MONO塾では、ものづくりに携わる皆様に向けて、
新着コラムや設計に役立つ情報を月に数回お届けしています。

今回は「工数管理と業務改善」シリーズの第2回をお届けします。

【シリーズ内容】
第1回：作業時間の見える化で、ここまで変わる
第2回：工数管理を効率化するデジタルツール活用法
第3回：設計テーマ別工数の可視化と業務改善のプロセス

シリーズを通して、業務の効率化に役立つヒントをご紹介しています。

ーーーーーーー

工数管理の大切さはわかっていても、

「手間がかかる」「なんだか複雑で大変」

と感じたことはありませんか？

特に、複数の設計案件や試作を並行して進めていると、
作業時間を正しく把握するのが難しくなり、
思わぬ遅れやミスが起きやすくなってしまいます。

そんな時に役立つのが、デジタルツールの活用です。

ツールを使えば、作業時間の記録や管理が簡単になり、
業務の効率化にもつながります。

たとえば、作業の開始・終了をワンクリックで記録できたり、
データをグラフでわかりやすく分析することも可能です。

今回は、工数管理をもっとシンプルで効果的にするための
デジタルツール活用法をご紹介します。

ツールを上手に活用することで、日々の業務がスムーズに進み、
生産性アップに役立つヒントをお届けします。

工数管理の課題とは？

工数管理を手作業で行うと、いくつかの課題にぶつかることがあります。

まず、Excelや紙での管理はどうしても時間がかかり、
データをまとめる手間や、ミスのリスクも高まります。

また、情報がバラバラに管理されていると、
全体の状況を把握するのが難しくなることも。

特に複数のプロジェクトが同時進行している場合、
どの作業にどれだけの時間がかかっているのか、
正確に把握するのはなかなか大変です。

こうした曖昧さが、納期遅れやコスト超過の原因になることも少なくありません。

さらに、工数管理が特定の人に依存していると、
その人が不在のときには状況がわからなくなる
「属人化」の問題が起こることも。

この結果、チーム全体での業務配分が難しくなり、
どこに課題があるのかが見えにくくなるのです。

デジタルツールの活用法

こうした課題を解決するために役立つのが、
工数管理をサポートするデジタルツールです。

■ プロジェクト管理ツール

タスクの進捗状況をまとめて管理できるツールです。

国内でも多くの企業で利用されている「asana」や「Brabio!」は、
タスクの進み具合が一目でわかり、
誰がどの作業を担当しているのかも簡単に確認できます。

ガントチャート機能を使うことで、
全体の出図スケジュールやDRのタイミングも見渡せます。

■ 工数記録ツール

作業時間の記録を手軽に行えるツールです。

日本の製造業で広く使われている「Jooto」や「freee工数管理」なら、
直感的に操作でき、データは自動で集計されます。

スマホアプリと連携すれば、外出先でもサクッと記録が可能です。

■ BIツール（データ分析ツール）

蓄積したデータを見える化し、分析するためのツールです。
たとえば、「MotionBoard」を活用することで、
工数データから課題や改善点を簡単に発見できます。

リアルタイムでデータの変化を確認できる
ダッシュボード機能も便利です。

これらのツールをうまく組み合わせることで、
工数管理の精度と効率が大きく向上します。

効果的なツール選びのポイント

デジタルツールを選ぶときは、次のポイントに注目しましょう。

■ 使いやすさ

操作がシンプルで直感的なツールなら、
すぐに活用できます。

複雑すぎると逆に作業効率が落ちることもあるので、
わかりやすさが大切です。

■ 情報共有のしやすさ

チーム内で情報共有がしやすいツールなら、連携もスムーズ。

リアルタイムでデータを更新できる機能があると、
進捗状況をすぐに把握できます。

■ 業務フローとの相性

今の業務フローに無理なく取り入れられるツールがベスト。

API連携ができるツールなら、
他のシステムともスムーズに連携できます。
CADやPDM/PLMシステムと連携できると便利ですので検討してみてください。

■ コスト面の確認

無料プランやお試し期間を活用して、
自社に合うかどうかを確認するのがおすすめです。

導入後のポイント

ツールを導入するだけでは、効果は十分に発揮されません。

■ 共通認識を持つこと

ツールの使い方やルールを
チーム全体で共有することが重要です。

定期的な研修やマニュアルの整備も、
スムーズな運用をサポートします。

■ データの活用

集めたデータはしっかり分析して、
業務改善に活かしましょう。

見える化するだけで満足せず、
具体的な改善策を考えて実行することが大切です。

■ フィードバックの実施

定期的にミーティングを開き、課題や改善点を話し合うことで、
チーム全体の成長と改善が期待できます。

まとめ

工数管理は、手作業よりもデジタルツールを活用することで、
ぐっと効率的で正確に行えるようになります。

ツールをうまく使えば、作業がシンプルになり、
チーム全体の生産性向上にもつながります。

リアルタイムでの情報共有やデータ分析によって、
設計変更が発生しても素早く工数再見積もりが行え、
納期やコストへの影響を最小限に抑えられるでしょう。

今日からでも始められる工数管理の改善に、
ぜひデジタルツールを取り入れてみてください。

きっと、チームの働き方が変わるきっかけになるはずです。

次回は「設計テーマ別工数の可視化と業務改善のプロセス」をお届けします。

工数データを活用して、どのように業務改善を進めるのか、
具体的な方法をご紹介する予定です。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

バックナンバー

第1回「作業時間の見える化で、ここまで変わる！」はこちら